システム導⼊を成功させるポイント　〜ワークフローシステム編〜

ワークフローシステムという⾔葉が世の中で認知され始めたのは、2000 年代初頭であろうか。私⾃⾝も、2002 年に⽴替経費精算システムの導⼊に携わり、2005 年には⼤規模なワークフローシステムの開発・導⼊を経験している。
その後、2008 年のJ-SOX ブームと相まって、ワークフローシステムに対するニーズは益々⾼まり、適⽤範囲が広がるとともに、周辺ツールとの連携により利便性も向上し、今ではかなり洗練されたシステムツールに仕上がってきている。また、既存の業務パッケージの多くにおいても、ワークフロー機能が随所に組み込まれ、アプリケーションとしての更なる進化を遂げている。
このように、もはや企業のシステムにおいて不可⽋な機能となったワークフローであるが、その導⼊にあたっては、職務権限規程や内部統制ルールに対する適合の問題や、複数ワークフローツール間における機能不整合など、ユーザーの混乱を招いているケースも多々発⽣しているようである。
このような状況を踏まえて、本稿は、企業がワークフローシステムをどのような視点で選定し、導⼊において何を考慮すべきかについて、筆者のこれまでの経験を踏まえながら整理していきたいと思う。
なお、本稿では、ワークフローシステムを、社員の多くが利⽤するようなシステムに限定し、販売管理、会計、⼈事システムなどの特定部署が利⽤する基幹系システムにおけるワークフロー機能については検討の対象から除くものとする。

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